Tehokkuushyötyjä IT-projektin ja Lean-menetelmien yhteistyöllä

Mistä on kyse?

Mitä jos sovitetaan yhteen uusi järjestelmä ja nykyinen liiketoimintaprosessi? Onko lopputulos silloin paras mahdollinen? Ei taida olla. Entäpä sitten uusi liiketoimintaprosessi ja vanha järjestelmä? Ei silloinkaan. Paras lopputulos saavutetaan ottamalla käyttöön uusi liiketoimintaprosessi ja uusi järjestelmä samaan aikaan. Kuulostaa yksinkertaiselta mutta ei aina ole sitä, koska asioiden vaiheistus ei aina osu yksi yhteen. Siksi prosessien ja järjestelmien kehityshankkeet kannattaa toteuttaa saman sateenvarjon alla, jotta yhteispelistä voidaan varmistua.

Lean-menetelmät ovat hyvä tapa prosessien kehittämiseen. Usein Lean- menetelmistä hyötyy myös ilman mitään järjestelmämuutoksia koska erilaisia pullonkauloja ja aikasyöppöjä vain kertyy prosesseihin. Kuitenkin, mikäli mahdollista, lean-menetelmien hyödyntäminen kannattaa sovittaa yhdessä järjestelmämuutosten tai järjestelmähankintojen kanssa. Nykypäivänä teknologia on kuitenkin keskeisessä roolissa prosessien tehostamisessa, ja vanha teknologia voi toisaalta olla prosessien pullonkaula.

Lähestymistapa

Suosituksemme on aloittaa järjestelmähankintojen valmistelu lean-menetelmien mukaisella prosessien läpikävelyllä, jossa tunnistetaan nykyisen liiketoimintaprosessin kipupisteet ja tehostamispotentiaali. Tehostamispotentiaalin osalta arvioidaan miltä osin tietojärjestelmien avulla voidaan saavuttaa tehokkuushyötyjä ja mitä uusia vaatimuksia tietojärjestelmille asetetaan. Nämä vaatimukset sisällytetään tietojärjestelmän hankintapyyntöön. Lisäksi hankintapyyntöön sisällytetään haluttu tavoitetilan liiketoimintaprosessin kuvaus. Tämän jälkeen edetään normaaliin tietojärjestelmän kilpailutukseen.

Käyttöönottovaihe ja hyödyt

Käyttöönottovaihe on yhteinen projekti liiketoimintaprosessien tavoitetilan jalkautukselle ja tietojärjestelmän käyttöönotolle. Uusien toimintamallien jalkauttaminen organisaatioon on joka tapauksessa iso asia, joten molemmat kannattaa tehdä samalla kertaa sekä prosessien että järjestelmän käyttöön liittyvien asioiden suhteen. Yhteisessä käyttöönotossa on myös paljon synergiaa, eli prosessi ja tietojärjestelmä ns “tarvitsevat toisiaan”, ja yhdessä mahdollistavat uuden toimintatavan.

Lean-menetelmien tyypillinen prosessitehokkuuden hyöty on vähintään -15% mistä tahansa prosessista, huomioiden päästä päähän prosessien matkalla kertyneen tehottomuuden. Yhdistämällä tähän tietojärjestelmien modernisointi ja teknologian mahdollistama prosessiautomaatio, hyödyt voivat olla vieläkin suuremmat. Kannattaa seuraavan tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä miettiä olisiko samassa yhteydessä mahdollista tarkastella myös liiketoimintaprosesseja uusin silmin?

Kari Salmu, liikeenjohdon konsultti, Konsulttiverkko. Kirjoittajalla on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus vaativien IT-projektien läpiviennistä sekä liiketoimintalähtöisen IT:n johtamisesta ja kehittämisestä.