Porin kaupunki: Kunnan asianhallinnan sujuvoittaminen

Syksyn aikana olemme taas saaneet keskustella lukuisten mielenkiintoisten ja keskenään erilaisten julkisorganisaatioiden kanssa. Vuoden lopuksi onkin hyvä tehdä hieman yhteenvetoa siitä, mitkä ovat olleet syksyn kuumat perunat ja ennakoida tulevaa – puhuttavatko ne myös ensi vuonna vai siirtyykö painopiste muualle?
Hankintalaki
Median tapaan hankintalain uudistus on ollut paljon puhuttanut teema. Tätä kirjoittaessani eduskuntakäsittely on vielä edessä ja lain lopullinen muotoilu avoinna. Lakimuutos on herättänyt julkisorganisaatiot pohtimaan hankintoja myös strategisen merkityksen kannalta, paikoin hankintaosaaminen on poistunut talosta vaikkapa eläköitymisen tai työpaikan vaihdon myötä, eikä korvaavaa henkilöä ole palkattu, kun hankintoja on voitu tehdä inhouse-yhtiöiden kautta. Nyt tuleekin eteen pohdinta, tehdäänkö strateginen valinta hankkia osaamista sisään vai korvataanko inhouse-yhtiöt ulkoisilla kumppaneilla kuten kilpailutuskonsulteilla? Siitä kaikki osapuolet, sekä julkiset ostajat että me palveluntarjoajat, lienemme yksimielisiä, että nykyiselläänkin hankintalailla on kauniisti sanottuna ”työllistävä vaikutus” eikä lain uudistus vaikuttaisi sitä ainakaan vähentävän. Pienemmissä julkisorganisaatioissa lakimuutoksen vaikutukset ovat laajoja toimijoita merkittävämmät ja korvaavia hankintakanavia kuten hankintaringit tai yhteishankinnat tullaan varmasti pyörittelemään.
Tekoälyn hyödyntäminen
Tekoälyn osalta tunnelmat vaikuttavat odottavan uteliailta ja laajamittainen hyödyntäminen tapahtunee asteittain lähitulevaisuudessa. Erilaiset tekoälyä käyttävät ratkaisut ovat arkipäivää esimerkiksi asiakaspalvelussa ja monesti asiakaspalvelupolun jossain vaiheessa vastassa on chatbot tai asiakkaan sanallisen kuvauksen perusteella oikeaan palvelunumeroon ohjaava puhebot, mutta monissa keskusteluissa nousee esiin varovaisuus. Fiksut, avoimesti jaetut käyttöcaset, joista kerrotaan myös sudenkuopat ja ”lessons learnt” ovat kullan arvoisia tekoälyn laajemman käyttöönoton edistämiseksi.
Yhteenveto
Ei tarvitse olla ihmeempi ennustaja arvioidakseen, että hankintalain tiimoilta keskustelut ja pohdinnat jatkuvat ensi vuonna, ja käytännön muutosten tarve haastaa organisaatiot ja niiden prosessit äärimmilleen. Tekoäly voi olla hankintojen tukena esimerkiksi sopivista palveluntarjoajista koostettavan short listauksen keräämisessä / keräämisen muodossa tai luomassa yhteenvetoja organisaation eri osista kertyneistä ideoista ja toiveista tarvekartoitusvaiheessa. Vielä ei kuitenkaan olla siellä, että AI pyöräyttäisi kilpailutuksen ostajan puolesta. Se pitää ostajan toistaiseksi hoitaa itse, uudistuneen inhouse-yhtiön kautta tai ottaa kaveriksi kilpailutuskonsultti.