Porin kaupungin kanssa lähdettiin tavoittelemaan organisaation käyttöön sujuvia, ajantasaisia ja hyvin sijaistettuja hallinnon prosesseja arjen toiminnan helpottamiseksi. Toimintaympäristön muutoksessa (mm. hyvinvointialueiden käynnistyminen) nähtiin tärkeänä, että kaupunki pystyy varmistamaan ydintehtävien sujuvuuden. Tavoitteena oli kyky pystyä hallitsemaan paremmin henkilöstövoimavaroja, osaamisia ja niiden kehittämistä.
Haasteet
Asianhallintaprosessi on kunnan toiminnan ydintä, niin myös Porissa. Päätöksenteon prosessin läpi kulkee hyvin erilaisia asioita, joiden priorisoiminen on haastavaa ilman systemaattista lähestymistä. Tämä voi johtaa valmistelutyön jäämiseen vajavaiseksi tai sen tapahtumiseen kiireessä.
Tiettyihin aikatauluihin on pystyttävä vastaamaan, joka monesti vaatii läpinäkyvyyttä päätöksentekoprosessiin. Kaikki osapuolet on saatava ymmärtämään oma tärkeä roolinsa päätöksenteon prosessin eri vaiheissa suhteessa järjestelmään syötettävään tietoon. Tämä koskee myös nk. meta-tietoa.
Toteutus
Konsulttiverkko vei läpi kehitysprojektin, jossa pureuduttiin Porin asianhallinnan ’vireille tulosta – arkistoon’ prosessin ongelmakohtiin, jotka priorisoitiin vaikuttavuuden perusteella. Ongelmien ytimessä olevat syyt löytyivät juurisyyanalyysin kautta henkilöstön kanssa yhteisissä työpajoissa.
Työtä jatkettiin prosessianalyysin ja yhteisten ongelmanratkaisutyöpajojen avulla työntekijöitä osallistaen. Työn toteutuksessa hyödynnettiin tunnettuja Lean metodeja ja työkaluja, kuten arvovirtakuvausta ja kano-analyysiä. Lopuksi laadittiin tiekartta sekä kehityssuunnitelma muutosten toteuttamiselle.
lopputulos
Prosesseja, toimintatapoja ja rooleja muutettiin siten, että prosessien läpimenoajat lyhenevät, aikatauluongelmat vähenevät ja nk. metatietojen laatu paranee. Nämä puolestaan mahdollistavat tuottavuuden parantamisen ja asianhallinnan tiedolla johtamisen.
