Maailmanpoliittisten kriisien vaikutukset pakottivat yritykset suunnittelemaan liiketoimintansa jatkuvuutta uudella tavalla. Etäisinä pidetyt riskiskenaariot toteutuivat nopealla tahdilla, tuoden esille varautumisen kriittisyyden. Liiketoimintariskien ja esim. rahoitusaseman hallinta ovat kuuluneet liikkeenjohdon perusosaamiseen jo pitkään, mutta yrityksen palvelujen ja prosessien tasolla jatkuvuussuunnittelu ei usein ole ollut yhtä rutiininomaista.
Jos jatkuvuudenhallintaa jo tehdään yrityksessä, huomio keskittyy usein infrastruktuurin ja teknologiaresurssien jatkuvuuteen palvelun sijasta. Ihmisten toiminta ja esim. materiaalivirtojen jatkuvuus unohtuvat tarkastelussa, eikä palvelua tai prosessia välttämättä ymmärretä kokonaisuutena riippuvuussuhteineen. Näin jatkuvuustoimenpiteiden kohdistaminenkin on hankalaa, eikä häiriötilanteessa kyetä palauttamaan palvelua tai prosessia tarvittavalla tehokkuudella, jolloin tuotantotoiminta kärsii tilanteen pitkittyessä.
Jatkuvuussuunnittelu koostuu kolmesta vaiheesta:
- liiketoimintavaikutusanalyysistä,
- riskianalyysistä, sekä
- jatkuvuuden ja palautumisen suunnittelusta.
Liiketoimintavaikutusanalyysi
Liiketoimintavaikutusanalyysin tarkoituksena on ymmärtää palvelujen tai prosessien menettämisen vaikutus liiketoiminnalle, sekä liiketoiminnan vaatimukset palautumiselle. Liiketoimintavaikutusanalyysi tunnistaa kriittisimmät palvelut ja prosessit, asettaen siten jatkuvuussuunnittelun prioriteetit.
Riskianalyysi
Riskianalyysissä tarkastellaan toiminnan kontekstin mukaisesti palveluun tai prosessiin kohdistuvia lyhyen aikavälin riskejä, jotka realisoituessaan aiheuttavat vakavan häiriötilanteen, joka keskeyttää palvelun tai prosessin. Riskianalyysissä ei siis olla kiinnostuneita liiketoiminnan pitkän aikavälin markkinamuutoksista tai sellaisista häiriötilanteista, joista voidaan palautua palvelun tai prosessin keskeytymättä.
Jatkuvuussuunnittelu
Riskianalyysin tuloksena tuotetaan tarvittavat jatkuvuussuunnitelmat, kattaen myös palautumisen. Jatkuvuussuunnittelu tarkoittaa niiden vastatoimien tunnistamista, joilla tunnistettujen riskien todennäköisyyttä ja vaikutuksia pyritään pienentämään tai poistamaan.
Palautumissuunnitelmalla puolestaan tarkoitetaan niitä tehtäviä, joilla vakavasta häiriötilanteesta palaudutaan liiketoimintavaikutusanalyysin vaatimassa ajassa.
Jatkuvuus on siis jatkuvaa toimintaa, ja palautumisen tulee olla tarkasti ohjeistettua yksittäisen henkilön/roolin työohjeen tasolle.
Jatkuvuuden ja palautumisen johtamisen vastuiden tulisi olla kaikille selkeitä, kriisitilanteessa ei ole aikaa muulle kuin suunnitellulle ja harjoitellulle toiminnalle.
Testaaminen
Suunnittelun jälkeen usein laiminlyöty osuus on palautumissuunnitelmien testaaminen vähintään vuosittaisella testaussyklillä. Testauksen on tarkoitus varmistaa, että kriisitilanteessa palautumistoimenpiteet on ohjeistettu yksiselitteisesti, tarvittavat palvelun tai prosessin toiminnan kannalta kriittiset komponentit ovat saatavilla, ja henkilöstö pystyy toimimaan tilanteessa tehokkaasti.
