Ensimmäinen askel toimintojen sujuvoittamisessa ja tehostamisessa on nykytilan ja parannuspotentiaalin syvällinen ymmärtäminen. Lean nykytila-analyysi on tiivis, asiakasarvon näkökulmasta laadittu operatiivinen analyysi, joka luo vankan pohjan kehittämiselle ja jatkuvalle parantamiselle.
Lean nykytila-analyysi on soveltuva menetelmä, kun organisaation toimintoja halutaan tehostaa. Nykytila-analyysissa käydään valitut toiminnot läpi asiakasnäkökulmasta, tunnistaen ja määrällistäen operatiiviset ongelmat. Tämän pohjalta voidaan laatia kustannushyötylaskelmat sekä suunnitella tarvittava kehityshanke toimintojen parantamiseksi.
Nykytila-analyysissa on tärkeää tarkastella organisaation toimintamallin kaikki eri dimensiot:
Asiakasarvo: ketkä ovat (loppu)asiakkaamme? mikä tuottaa asiakkaalle arvoa? miten hyvin asiakaslupauksemme täyttyvät?
Prosessit ja työkalut: minkälaisilla prosesseilla tuotamme asiakasarvon? miten paljon prosesseissamme on hukkaa? ovatko työkalut ja järjestelmät tarkoituksenmukaisia?
Organisaatio ja johtamisjärjestelmä: miten olemme organisoituneet prosesseihin? miten prosesseja johdetaan ja mitataan? miten jatkuvasti tunnistamme poikkeamat ja ongelmat?
Taidot ja kyvykkyyksien kehittäminen: onko meillä kaikki tarvittavat kyvykkyydet tuottaa asiakasarvoa? miten jatkuvasti kehitämme henkilöstön taitoja ja kyvykkyyksiä? miten perehdytämme työhön uudet työntekijät ja johtajat?
Arvot ja toimintakulttuuri: mitkä ovat käyttäytymistä ja päätöksentekoa käytännössä ohjaavat arvot? tukeeko toimintakulttuurimme jatkuvaa parantamista? miten poikkeamiin ja ongelmiin suhtaudutaan?
![5 toimintamallin dimensiota](https://konsulttiverkko.fi/wp-content/uploads/2023/01/5-toimintamallin-dimensiota.jpg)
Analyysin tarkoituksena on nostaa esille asiakkaan näkökulmasta operatiivisia ongelmia kaikissa eri dimensioissa, sekä lopuksi määrällistää näin tunnistetut ongelmat. Kattavasti tehty Lean nykytila-analyysi paljastaa kymmeniä ellei jopa yli toistasataa erilaista ongelmaa. Kun ongelmat priorisoidaan, voidaan laatia operatiivisen kehityksen tiekartta ja kehityssuunnitelma. Kokeneiden konsulttien tuella laadittu Lean nykytila-analyysi tyypillisesti todentaa jopa 20-30 % tehostamispotentiaalin nykykustannustasosta.
Kun nykytila-analyysi tehdään yhdessä henkilöstön kanssa, oivallutetaan työntekijät ja organisaation johto samalla asiakaskeskeiseen Lean-ajatteluun. Tämä on ensiaskel kohti jatkuvan parantamisen kulttuuria, jossa jokainen osallistuu organisaation kaikilla tasoilla, päivittäin toiminnan parantamiseen.