Ensimmäinen askel toimintojen sujuvoittamisessa ja tehostamisessa on nykytilan ja parannuspotentiaalin syvällinen ymmärtäminen. Lean nykytila-analyysi on tiivis, asiakasarvon näkökulmasta laadittu operatiivinen analyysi, joka luo vankan pohjan kehittämiselle ja jatkuvalle parantamiselle.
Lean nykytila-analyysi on soveltuva menetelmä, kun organisaation toimintoja halutaan tehostaa. Nykytila-analyysissa käydään valitut toiminnot läpi asiakasnäkökulmasta, tunnistaen ja määrällistäen operatiiviset ongelmat. Tämän pohjalta voidaan laatia kustannushyötylaskelmat sekä suunnitella tarvittava kehityshanke toimintojen parantamiseksi.
Nykytila-analyysissa on tärkeää tarkastella organisaation toimintamallin kaikki eri dimensiot:
Asiakasarvo: ketkä ovat (loppu)asiakkaamme? mikä tuottaa asiakkaalle arvoa? miten hyvin asiakaslupauksemme täyttyvät?
Prosessit ja työkalut: minkälaisilla prosesseilla tuotamme asiakasarvon? miten paljon prosesseissamme on hukkaa? ovatko työkalut ja järjestelmät tarkoituksenmukaisia?
Organisaatio ja johtamisjärjestelmä: miten olemme organisoituneet prosesseihin? miten prosesseja johdetaan ja mitataan? miten jatkuvasti tunnistamme poikkeamat ja ongelmat?
Taidot ja kyvykkyyksien kehittäminen: onko meillä kaikki tarvittavat kyvykkyydet tuottaa asiakasarvoa? miten jatkuvasti kehitämme henkilöstön taitoja ja kyvykkyyksiä? miten perehdytämme työhön uudet työntekijät ja johtajat?
Arvot ja toimintakulttuuri: mitkä ovat käyttäytymistä ja päätöksentekoa käytännössä ohjaavat arvot? tukeeko toimintakulttuurimme jatkuvaa parantamista? miten poikkeamiin ja ongelmiin suhtaudutaan?
Analyysin tarkoituksena on nostaa esille asiakkaan näkökulmasta operatiivisia ongelmia kaikissa eri dimensioissa, sekä lopuksi määrällistää näin tunnistetut ongelmat. Kattavasti tehty Lean nykytila-analyysi paljastaa kymmeniä ellei jopa yli toistasataa erilaista ongelmaa. Kun ongelmat priorisoidaan, voidaan laatia operatiivisen kehityksen tiekartta ja kehityssuunnitelma. Kokeneiden konsulttien tuella laadittu Lean nykytila-analyysi tyypillisesti todentaa jopa 20-30 % tehostamispotentiaalin nykykustannustasosta.
Kun nykytila-analyysi tehdään yhdessä henkilöstön kanssa, oivallutetaan työntekijät ja organisaation johto samalla asiakaskeskeiseen Lean-ajatteluun. Tämä on ensiaskel kohti jatkuvan parantamisen kulttuuria, jossa jokainen osallistuu organisaation kaikilla tasoilla, päivittäin toiminnan parantamiseen.
