Lähes kaikissa organisaatioissa on asiavetoisia prosesseja, joissa asia laitetaan vireille, käsitellään, tehdään päätöksiä, viestitään, raportoidaan ja lopulta arkistoidaan. Eri toimintojen ja prosessien tuottama tietosisältö kasvaa informaatioyhteiskunnassa eksponentiaalisesti.
Siksi asianhallinnan prosessin on oltava kunnossa, jotta piilevä tehottomuus ei pääse luomaan rakenteellisia kustannuksia. Asioiden parissa voi viettää myös valtavan paljon aikaa, ja ”tyhjäkäynnin” mittaaminen ei aina ole niin suoraviivaista kuin fyysisissä tuotantoprosesseissa. Asia voi odottaa lisätietopyyntöä, joka voi olla yksittäinen ruksi lomakkeeseen – tämä on vaikeampi huomata kuin tyhjä varasto.
Konsulttiverkko on kokenut asiantuntija- ja asiavetoisten organisaatioiden prosessien tehostaja ja alla näkemyksemme kolmesta (3) konkreettisesta keinosta, kuinka parantaa ja tehostaa asianhallinnan prosessia:
(1) Osallistamalla henkilöstö ongelmien ratkaisuun
Asian käsittelyn eri vaiheissa työskentelevillä asiantuntijoilla on usein paras tietämys työhön liittyvistä haasteista: turhasta työstä, virheiden esiintymisen syistä, tai prosessin pullonkauloista. Henkilöstön osallistaminen ongelmien ratkaisuun nostaa heidän motivaatiotaan, mikä johtaa parempaan henkilöstötyytyväisyyteen. Samalla ymmärrys oman työn merkityksestä osana isompaa prosessia kasvaa. Työntekijä ei pelkästään tuijota omaa suoritustaan, vaan huomioi muut prosessissa työskentelevät.
(2) Panostamalla tiedon laatuun aikaisessa vaiheessa
Mitä aikaisemmin kaikki tarvittava ja oikea tieto asian käsittelyyn on tallennettu, sitä vähemmän myöhemmät työvaiheet joutuvat etsimään, korjaamaan ja täydentämään asian käsittelyn vaatimaa sisältöä. Tämä koskee niin asiankäsittelyprosessin tarvitsemaa tietoa kuin myös asiakirjoihin liitettävää meta-tietoa.
(3) Määrittämällä prosessin johtamiseen tarvittavat käytänteet
Tiedolla johtaminen edellyttää prosessin sujuvuuteen liittyvien mittareiden ja seurantaprosessin määrittämistä. Prosessin mittarien säännöllinen seuranta mahdollistaa mm. reagoinnin ruuhkahuippujen aikana.
Näkemyksemme juuri tällä hetkellä erityisesti kunnille asetetaan kasvavia vaatimuksia hallinnon avoimuuden, prosessien sujuvuuden ja oikeellisuuden osalta. Samaan aikaan yhteiskunta digitalisoituu kiihtyvää vauhtia ja hyvinvointialueet ovat aloittaneet toimintansa.
Isossa kuvassa menetelmät esimerkiksi kuntatalouden ja finanssisektorin asianhallinnan kehittämiseksi ovat kuitenkin samansuuntaisia. Kunnat voivat paljon hyötyä muilla toimialoilla jo kehitetyistä asianhallinnan hyvistä käytännöistä.
Keskustelemme mielellämme lisää asianhallinnan kehittämisestä!
